Repenser ses espaces de travail en prenant en compte les besoins de ses équipes

Pierre Pisani, animateur santé prévention et ergonomie chez iMSA, détaille l’essence même du projet.

Pourquoi avoir décidé de candidater au Prix des Leaders Bienveillants ?
Nous avons entrepris une transformation interne au niveau de l’organisation de nos locaux. Pour cela, nous ne faisons pas appel à une entreprise extérieure, c’est notre équipe Santé prévention QVCT RSE et celle des services généraux qui sont chargées de mener à bien cette mission et qui ont pris le temps de recueillir les besoins des salariés. Nous pensons que cette démarche collaborative mérite d’être valorisée.

Quel projet avez-vous soumis au Prix des Leaders Bienveillants ?
Suite à la mise en place de 3 jours libres de télétravail hebdomadaires, nous nous sommes rendu compte que nos locaux étaient occupés à seulement 50% (les jours de plus forte affluence) ce qui engendre des espaces à moitié déserts qui ne favorisent ni échange, ni dynamisme, ni engagement. Nous avons aussi intégré que nous devions agir pour la réduction des coûts énergétiques et de notre empreinte environnementale en général. L’ensemble de ces critères a conduit à la mise en place de ce projet de « gestion dynamique des espaces de travail ». Le terme « flex office » n’est pas utilisé car il ne concerne pas que le bureau, il concerne les espaces de travail de manière générale.

Quels ont été les retours suite à la mise en place de ces diverses actions ?
Le projet sera officiellement mis en place après l’été. Nous avons déjà validé beaucoup d’étapes. L’adhésion s’annonce facile puisque les salariés ont été intégrés du début à la fin pour chacune d’entre elles. Il y a également, en cours, une Direction “pilote” qui intègre cette organisation pour avoir un retour d’expérience avant la mise en place généralisée.

Par exemple, nous avons dès le début identifié grâce aux échanges avec le groupe de travail dédié, un des principaux freins : la peur de se retrouver éloigné de ses collègues. Le principe d’une organisation de la gestion dynamique des espaces par direction, par “quartier”, a pu rapidement rassurer sur le sujet.

Les démarches avancent, certaines choses continuent d’être validées, des bâtiments se ferment… Nous avons même opté pour la création d’un outil de réservation de bureau en interne avec des salariés dédiés à cela. Avec près de 1000 informaticiens dans la structure, c’est plus facile !

Pourquoi une entreprise a-t-elle tout intérêt à prendre en compte l’avis de ses collaborateurs pour mener à bien son nouveau projet ?   
La santé, la prévention, la QVCT et la RSE sont dans l’ADN d’iMSA. Pour nous, il est essentiel d’obtenir l’adhésion des salariés en intégrant ce genre de mesures. Certes, c’est plus long de recueillir les demandes, d’analyser le travail des équipes mais au final c’est un gain de temps énorme. Et ça, j’ai pu le constater en menant des benchmarks auprès d’autres structures. Certaines essayent d’ajuster pendant des années leur organisation de travail pour prendre en compte des réalités du terrain non identifiées au départ. Chez nous, l’investissement est très vite rentable dans le sens où l’adhésion est au cœur du projet, les aléas anticipés et l’encadrement adapté aux activités de chacun.