La veille réglementaire : définition et enjeux

 

Veille réglementaire : de quoi parle-t-on ?

La veille réglementaire est avant tout un principe. Celui d’identifier et de suivre à la fois l’actualité et l’évolution des lois, des règlements, des directives ou des normes qui concernent le domaine d’activité d’une entreprise : ici, la santé et la sécurité au travail. L’objectif est de garantir la conformité d’une organisation à toute exigence et impératif légaux. La veille réglementaire permet de prévenir les risques de non-conformité et d’adapter ses pratiques en fonction des changements réglementaires. L’une des illustrations les plus connues et concrètes de ce principe est la « veille réglementaire HSE », pour « Hygiène, Sécurité, Environnement », notamment pour les établissements recevant du public. En effet, les entreprises doivent s’assurer qu’elles sont conformes aux normes ERP relatives à la santé, à la sécurité et à l’environnement. Mais en fonction de l’entreprise ou du secteur concerné, le type de veille pourra être plus global, ou au contraire plus spécifique.

 

Réglementation et prévention : une veille incontournable

Il faut avoir en tête que, puisque la réglementation en matière de santé et sécurité évolue régulièrement, négliger la veille peut faire courir des risques aux collaborateurs et exposer l’entreprise à des sanctions juridiques. Dans les deux cas, pour les dangers comme pour les conséquences, cela est évitable. Ensuite, réaliser une veille réglementaire efficace peut constituer un levier stratégique pour l’entreprise. En effet, c’est aussi une opportunité d’amélioration continue pour les organisations, qui montrent qu’elles prennent soin de leurs salariés, savent être responsables, et soignent ainsi leur marque employeur.

 

 

Quel périmètre pour la veille réglementaire ?

 

Pour créer un environnement de travail plus sûr et plus attractif donc, divers critères sont à appréhender.

 

Qui est concerné par la veille réglementaire ?

En théorie, une veille réglementaire peut être effectuée par une équipe dédiée ou par des membres du personnel responsables de la conformité réglementaire : c’est-à-dire les responsables Santé, Sécurité et Environnement (SSE), les chargés de prévention des risques professionnels, médecins du travail, coordinateurs sécurité ou même les responsables des Ressources humaines. L’élément indépassable étant que les personnes en charge de la veille soient bien informées des réglementations qui s’appliquent à l’entreprise et réactives en cas de nouveauté. 

 

Quels sujets pour une veille pertinente ?

Leurs champs de regards sont variés et peuvent être différents (encore une fois) en fonction du domaine d’activité de l’entreprise. Mais dans le champ large de la prévention et de la santé et sécurité des personnes en milieu professionnel, une personne en charge de veille réglementaire peut être amenée à s’informer sur des impératifs juridiques liés pêle-mêle au Code du travail, à la médecine du travail, aux conditions ou équipements de travail, à la pénibilité, aux risques chimique, d’incendies, aux dangers physiques comme aux risques psychosociaux.

 

 

Mettre en place la veille réglementaire en entreprise

 

Mais alors comment faire pratiquement ? En réponse à cela, il existe plusieurs moyens.

 

Les clés d’une veille efficace

La veille réglementaire peut être quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle. Toutefois, nous recommanderions vivement de privilégier un suivi régulier et organisé sur le temps long plutôt qu’épisodique. Les sources utiles à la veille sont diverses et nombreuses. Des informations précieuses peuvent être dénichées sur sites web gouvernementaux, dans les publications officielles, dans des revues spécialisées de votre secteur, ou bien via des organismes reconnus comme l’INRS, la MSA, ou la DGT. Des alertes Google ou newsletters ciblées peuvent également s’avérer efficaces. Mais à la veille « passive » peut s’ajouter une veille « active », par exemple lors de formations sur la conformité réglementaire. Externaliser le processus en faisant appel à des experts juridiques ou nommer à l’inverse un référent interne dédié peuvent aussi être de bonnes idées. Centraliser les informations et leur analyse est très efficient. Mais vous l’aurez compris, le bon réflexe est de structurer sa veille réglementaire, d’y consacrer du temps, des compétences spécifiques, et de la disponibilité. 

 

Passer de la veille réglementaire à l’action de terrain

Vient enfin le temps d’intégrer la veille dans une démarche proactive de prévention sur le terrain. Premièrement, après étude et analyse des impératifs réglementaires, nous conseillons de communiquer les résultats au sein de l’entreprise (rapports, communiqués, réunions, formations etc.). Il faut impliquer les parties prenantes. Les managers, les représentants du personnel et les salariés doivent être associés à cette démarche pour garantir son efficacité. Ensuite, vous devez simplement mettre en place des mesures de conformité pour s’adapter aux nouvelles réglementations en vigueur. Pour chaque non-conformité identifiée, une action corrective doit être définie. Cela peut impliquer l’actualisation du fameux document unique, des changements matériels, organisationnels ou opérationnels, la formation des employés et responsables, la réalisation de travaux couteux. D’où l’importance de mener une veille réglementaire latente et studieuse.

 

 

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