Quels sont les outils au service de l’organisation de la prévention ?
Afin d’être efficace, la politique de prévention doit reposer sur une organisation opérationnelle. Cela passe notamment par la définition du rôle de chacun des acteurs en matière de prévention ; des agents aux élus en passant par l’encadrement.
Cette organisation doit favoriser la transmission d’informations du terrain (par les agents ou les cadres intermédiaires, relais avec l’assistant / conseiller de prévention, registres, rapports de l’ACFI et du MP...) afin d’adopter les procédures, consignes et règlements nécessaires au niveau de la collectivité et des services.
Pour faire fonctionner cette organisation dans le temps, les outils à mettre en œuvre doivent permettre de :
- connaître les risques existants et le niveau de mise en œuvre des mesures de prévention ;de la santé de ses agents
- définir les règles de fonctionnement et les consignes de travail à appliquer ;
- assurer une communication et une remontée d’informations du terrain claires et efficaces.
Le document unique de recensement et d’évaluation des risques
La rédaction du document unique (DU) est une obligation du Code du travail dévolue à chaque employeur. Ce document recense pour chaque unité de travail les risques existants. Ces risques sont évalués selon des critères à définir en interne (exposition des agents, gravité potentielle des dommages, mesures de prévention existantes).
Cette évaluation permet de mettre en évidence les risques les plus importants, ceci dans le but de prioriser les actions de prévention à mener en matière de prévention. Ce document doit être remis à jour au moins annuellement ou à chaque évolution importante. Il offre une vue d’ensemble de la situation de la collectivité et représente un véritable outil d’aide à la décision.
De fait, il facilite le recrutement et l’accueil du nouvel arrivant par la connaissance des formations, consignes et matériels de protections adaptés au poste concerné.
Son élaboration doit faire l’objet d’un projet de collectivité impliquant l’ensemble du personnel. Dans ce cadre, une méthode et des outils sont disponibles auprès du service Prévention. Une aide extérieure peut également être envisagée.
Les registres de santé et sécurité au travail
Deux registres doivent être mis en place au sein d’une collectivité.
Le registre d’observations et de suggestions permet, par écrit, de signaler un dysfonctionnement, un problème lié aux conditions de travail ou de proposer une amélioration. La hiérarchie et l’autorité territoriale doivent apporter une réponse écrite. Il s’agit de formaliser les questionnements complexes ou récurrents ; la communication directe reste la règle si elle permet de résoudre les difficultés. Ce registre est libre d’accès à tous les agents.
Le registre de signalement de danger grave et imminent assure la formalisation des procédures qui font suite à l’usage d’un droit de retrait par un agent. Ce droit permet à un agent d’arrêter son travail s’il a des motifs raisonnables de penser qu’il est en danger imminent de mort ou d’atteinte grave à son intégrité physique.
Les notes de service / Consignes / Procédures
Elles définissent les règles en vigueur au sein de la collectivité. Elles répondent à une obligation du Code du travail lorsqu’elles concernent la prévention des risques professionnels (port d’équipements, consignes d’intervention, d’urgence...). Elles doivent être signées par une personne ayant l’autorité hiérarchique pour les faire respecter.
Dans la mesure où elles sont applicables, leur non-respect constitue une faute. Pour être au plus proche de la réalité, la collectivité doit être à l’écoute des difficultés d’application d’une consigne et encourager leur signalement.
Programme d’actions et bilan annuel interne
Le programme d’actions constitue la feuille de route annuelle dans le domaine de la prévention. Validé par l’autorité territoriale et présenté au CT / CHSCT, il définit les actions à mettre en œuvre identifiées à partir du document unique, des rapports d’inspections et des autres outils de recueil d’informations.
Les acteurs assurent chacun à leur niveau la mise en œuvre du plan. L’assistant / conseiller de prévention coordonne et recueille les éléments concernant les actions menées et les difficultés rencontrées. Au moins une fois par an, il fait le bilan avec l’autorité territoriale ou son représentant, permettant la mise à jour du document unique en intégrant les avancées réalisées, ainsi que la programmation pour l’année à venir.
Dossier issu du journal Prévenir pour l'Avenir du Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale du Rhône
Accéder à l'intégralité du Journal Prévenir pour l'Avenir février 2015
