La nouvelle procédure de signalement obligatoire des établissements sociaux et médico-sociaux en cas d’évènement grave

Précisément, les établissements, services et les lieux de vie et d'accueil relevant d’un régime de déclaration ou d’autorisation administrative sont ainsi désormais tenus d’informer systématiquement l’administration compétente (ARS, Préfet, DDCS-PP, Président du Conseil départemental selon les cas), en cas :

• De dysfonctionnement grave (quel qu’il soit) dans leur gestion ou leur organisation et susceptible d'affecter la prise en charge des usagers, leur accompagnement ou le respect de leurs droits ;
• D’évènement (quel qu’il soit) ayant pour effet de menacer ou de compromettre la santé, la sécurité ou le bien-être physique ou moral des personnes prises en charge ou accompagnées.

Cette procédure vient d’être précisée par voie réglementaire :

• D’une part, par un décret en Conseil d’Etat n° 2016-1813 du 21 décembre 2016 (JORF du 23 décembre 2016 - cf. CASF, R331-8 à 10 nouv.), fixant au 1er janvier 2017 l’entrée en vigueur du dispositif ;
• D’autre part, par un arrêté interministériel du 28 décembre 2016 (JORF du 31 décembre 2016), qui fixe le contenu du formulaire de déclaration.

Cette procédure dote ainsi les services administratifs d’un outil de contrôle et de suivi supplémentaire. Si ces textes ne prévoient pas de sanction spécifique en cas d’inobservation de cette procédure, il faut bien entendu considérer que les situations concernées peuvent conduire à des mesures d’injonction et/ou des sanctions administratives pour l’établissement (cf. CASF, L331-5 et L313-16). En parallèle, rappelons notamment que le fait d'apporter un changement important dans l'activité, l'installation, l'organisation, la direction ou le fonctionnement d'un établissement ou service soumis à autorisation sans la porter à la connaissance de l'autorité, constitue un délit (CASF, L313-22, 3°).

Concrètement cette nouvelle obligation de déclaration des dysfonctionnements graves est régie par les conditions ci-dessous.

Sur le fond tout d’abord, 11 catégories d’évènements sont prévus, ce qui donne un champ large à cette procédure :

• Les sinistres et événements météorologiques exceptionnels (ex : inondation, tempête, incendie, rupture de fourniture d’électricité, d’eau, etc.) ;
• Les accidents ou incidents liés à des défaillances d’équipements techniques de la structure (ex : pannes prolongées d’électricité, de chauffage, d’ascenseur, etc.) ; ainsi que les événements en santé environnement (ex : épidémie, intoxication ; légionnelles ; maladies infectieuses ; etc.) ;
• Les perturbations dans l’organisation du travail et la gestion des ressources humaines (ex : vacance de poste prolongée, notamment d’encadrement, difficulté de recrutement, absence imprévue de plusieurs personnels, turnover du personnel, grève, etc.) ;
• Les accidents ou incidents liés à une erreur ou à un défaut de soin ou de surveillance (ex : erreur dans la distribution de médicament, traitement inadapté, retard dans la prise en charge ou le traitement apporté, etc.) ;
• Les situations de perturbation de l’organisation ou du fonctionnement de la structure liées à des difficultés relationnelles récurrentes avec la famille ou les proches d’une personne prise en charge, ou du fait d’autres personnes extérieures à la structure (ex : conflit important sur la prise en charge d’une personne, menaces répétées, demandes inadaptées, défiance à l’encontre du personnel, activités illicites, etc.) ;
• Les décès accidentels ou consécutifs à un défaut de surveillance ou de prise en charge d’une personne (ex : chute, accident de contention, etc.) ;
• Les suicides et tentatives de suicide, au sein des structures, de personnes prises en charge ou de personnels ;
• Les situations de maltraitance à l’égard de personnes accueillies ou prises en charge (ex : violence physique, psychologique ou morale, agression sexuelle, négligence grave, privation de droit, vol, comportement d’emprise, isolement vis-à-vis des proches, défaut d’adaptation des équipements nécessaires aux personnes à mobilité réduite, etc.) ;
• Les disparitions dites « inquiétantes » de personnes accueillies en structure d’hébergement ou d’accueil, dès lors que les services de police ou de gendarmerie sont alertés et mobilisés pour rechercher la personne ;
• Les comportements violents de la part d’usagers, à l’égard d’autres usagers ou à l’égard de professionnels, au sein de la structure (ex : agressivité, menaces, violence physique, agression sexuelle, etc.) ; ainsi que les manquements graves au règlement du lieu d’hébergement ou d’accueil qui compromettent la prise en charge de ces personnes ou celle d’autres usagers (ex : non-respect des règles de vie en collectivité, pratiques ou comportements inadaptés ou délictueux) ;
• Les actes de malveillance au sein de la structure (ex : détérioration volontaire de locaux, d’équipement ou de matériel, vol, etc.). 

Sur le plan du formalisme ensuite, les règles à suivre sont les suivantes :

• L’obligation d’information incombe en principe au directeur de l'établissement, du service, du lieu de vie ou du lieu d'accueil (ou à défaut au responsable de la structure).

• L’information doit être transmise sans délai et par tout moyen, sur la base du formulaire précité qui définit le canevas à remplir.

• Le contenu des informations à porter à la connaissance de l’autorité administrative compétente doit permettre de contextualiser l’évènement, et concerne notamment :
• Les coordonnées de la structure concernée et celles du déclarant ;
• Les dates de survenue et de constatation du dysfonctionnement ou de l’événement qui est signalé ;
• La nature des faits ;
• Les circonstances dans lesquelles les faits se sont produits ;
• Le nombre de personnes victimes ou exposées au moment de l’information des autorités administratives ;
• Les conséquences du dysfonctionnement ou de l’événement constatées au moment de l’information (pour les personnes concernées, ainsi que pour le personnel et l’établissement) ;
• Les demandes d’intervention des secours (pompiers, SAMU, police, gendarmerie, etc.) ;
• Les mesures immédiates prises par la structure (en termes notamment de protection, d’accompagnement, de soutien et de continuité de prise en charge) ;
• L’information apportée à la personne concernée par le dysfonctionnement ou l’événement (l’arrêté précise que l’information des familles et des proches intervient « sous réserve de l’accord de la personne concernée selon la nature des faits ») ;
• Les dispositions prises ou envisagées par la structure (à l’égard des usagers ou résidents, du personnel, de l’organisation du travail, et de la structure) pour remédier aux dysfonctionnements, perturbations ou comportements à l’origine du fait signalé, éviter leur reproduction et faire cesser le danger le cas échéant ;
• Les suites administratives ou judiciaires (plainte, signalement, enquête) ;
• Les évolutions prévisibles ou difficultés attendues ;
• Les répercussions médiatiques, ainsi que le cas échéant, la communication envisagée ou effectuée. 
• Précision importante, l'information transmise à l’administration ne doit contenir aucune donnée nominative, et garantir l'anonymat des personnes accueillies et du personnel.

• Dans le cas où l'information serait transmise oralement, elle doit ensuite être confirmée sous 48 heures par messagerie électronique (à défaut, par courrier postal). 

• Toute information complémentaire se rattachant au dysfonctionnement ou à l'événement déclaré, et permettant d’actualiser la déclaration, doit être transmise dans les mêmes conditions. 

A noter que cette procédure s’applique indépendamment des déclarations et signalements prévus par d'autres législations et ne dispense pas de signaler l’événement à l’autorité judiciaire compétente, le cas échéant.

Elle est réputée satisfaite en cas de déclaration au directeur général de l’ARS au titre d’un événement indésirable grave associé à des soins au sens des disposition du Code de la santé publique sur la veille sanitaire (en revanche, lorsque la structure relève de la compétence d'une autre autorité administrative, son directeur –ou le responsable de la structure à défaut– doit également appliquer la présente procédure d’information).

En complément de cette procédure, le déclarant doit également aviser le conseil de la vie sociale compétent (ou les groupes d'expression d’usagers à défaut) des dysfonctionnements ayant donné lieu à information de l’administration, en leur communiquant la nature du dysfonctionnement ou de l'événement ainsi que les dispositions prises ou envisagées le cas échéant pour remédier à cette situation et en éviter la reproduction.

En résumé, cette procédure ne peut qu’inciter à travailler en prévention pour limiter la survenance de tels incidents, qui sinon devront être déclarés à l’autorité administrative, ce qui participe non seulement de la régularité de la situation administrative de l’établissement ou du service, mais également de sa crédibilité.